Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679)en de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming vraagt per 25 mei 2018 van organisaties een aantal antwoorden die in het privacy beleid moeten worden opgenomen.
Het Rosmalens Mannenkoor is een vereniging,
ingeschreven bij Kamer van Koophandel ‘s-Hertogenbosch onder nummer 40220121.
Het websiteadres is: https://rosmalensmannenkoor.nl
-
Wat is het doel van het RM voor opslag en gebruik van persoonsgegevens ?
Het doel van het opslaan en bewaren van persoonsgegevens is het goed laten functioneren van de vereniging.
Hierbij valt te denken aan:
– het bijhouden van een actuele ledenadministratie
– het voeren van een doelmatige administratieve en financiële administratie;
– het uitvoeren van promotieactiviteiten;
– het analyseren van het ledenbestand;
– bron voor historische en statistische doeleinden;
– de onderlinge communicatie tussen leden resp. bestuur en leden;
– het onderhouden van contact en communicatie met relaties van het koor. -
Wie is verantwoordelijk voor de bescherming, het beheer en gebruik van persoonsgegevens ?
Het bestuur van het RM is verantwoordelijk voor de bescherming, het beheer, het gebruik en de verwerking van de persoonsgegevens. De secretaris is de door het bestuur aangewezen persoon voor de uitvoering van de bescherming van de persoonsgegevens binnen het koor.
-
Welke persoonsgegevens worden bewaard en gebruikt ?
In een aantal bestanden worden de volgende persoonsgegevens opgenomen.
a. In de ledenadministratie zijn van de leden en de dirigent opgenomen:
Naam, voor-/roepnaam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer(s), emailadres, geboortedatum, inschrijvingsdatum, datum van 12 ½ of 25 jarig jubileum, pasfoto, stempartij en bankrekeningnummer.
Bovendien is de voor-/roepnaam van de partner vermeld.b. In het historisch bestand, beheerd door de secretaris, zijn van oud-leden en ereleden opgenomen:
Naam, voor-/roepnaam, inschrijvingsdatum en uitschrijvingsdatum van het lidmaatschap, eventuele datum van overlijden.c. in een bestand van donateurs en vrienden van het koor, beheerd door penningmeester worden uitsluitend de naam, adres, postcode, woonplaats, email-adres en donatiebedrag in een bestand bijgehouden.
d. Een presentielijst van het repetitiebezoek wordt bijgehouden door de secretaris. Hierop komen alleen de namen van de leden en dirigent voor.
e. een bestand van leden van het Comité van Aanbeveling: naam, voor-/roepnaam en emailadres;
f. een mailinglist t.b.v. de verspreiding van de periodieke nieuwsbrief en flyers van het koor: uitsluitend naam en emailadres van geadresseerden;
g. contactpersonen via het informatieformulier van de website: uitsluitend naam en emailadres van betrokken personen en uitsluitend voor afhandeling en beantwoording van gevraagde informatie of opmerkingen.
h. foto-/videomateriaal: tijdens, voor en na optredens, tijdens repetities of bij speciale evenementen en koorreizen van het koor kunnen foto’s en video’s zijn gemaakt, waarop leden van het koor en hun partners en eventuele gasten en bezoekers van optredens zichtbaar zijn. Dit materiaal kan gebruikt worden ten behoeve van verslaggeving van het gebeuren of voor PR-activiteiten.
Andere dan genoemde persoonsgegevens of gegevens uit de persoonlijke levenssfeer of over persoonlijke herkenningskenmerken worden niet verzameld of bewaard. - Waar worden de persoonsgegevens bewaard en opgeslagen en hoe zijn deze beveiligd?
De bestanden met persoonsgegevens worden bewaard en opgeslagen op de computer en externe harde schijf bij de secretaris. De gebruikte PC en/of laptop waarop de documenten worden bewaard, is adequaat beschermd met betaalde beveiligingssoftware tegen virussen en malware resp. met een wachtwoord. De penningmeester gebruikt de relevante persoonsgegevens die betrekking hebben op het voeren van de financiële administratie (o.a. innen van contributies, donaties en giften e.d.). De hiervoor gebruikte PC en/of laptop is eveneens beschermd met adequate beveiligingssoftware tegen virussen en malware. Op het besloten gedeelte van de website, bestemd voor leden van het koor, staat een actuele ledenlijst met een beperkt aantal persoonsgegevens en pasfoto van de koorleden en dirigent. Het besloten gedeelte van de website is alleen toegankelijk middels persoonlijke inloggegevens met naam en wachtwoord. De documenten op dit gedeelte van de website zijn eveneens beschermd via deze inloggegevens. De webmaster heeft toegang tot de persoonsgegevens op de website en is bevoegd hierin wijzigingen aan te brengen en door te voeren.
Het kan zijn dat berichten op de website (embedded) inhoud tonen van of via een link doorverwijzen naar andere websites (bijv. adverteerders). RM is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze sites persoonsgegevens verwerken. De privacy voorwaarden van deze sites zijn dan van toepassing. -
Hoe worden personen geïnformeerd over de wijze waarop persoonsgegevens worden bewaard?
Op de website staat een speciale pagina, waarop het privacy beleid van het RM is uiteengezet en welke persoonsgegevens worden bewaard.
Aan nieuwe leden wordt in de bevestigingsbrief van het lidmaatschap informatie gegeven over hoe zijn persoonsgegevens worden bewaard, met de bevestiging dat deze gegevens niet aan derden worden verstrekt. De leden wordt een bevestiging gevraagd dat zij kennis hebben genomen van het privacy beleid en dit per email met een akkoordverklaring te bevestigen aan de secretaris van het koor. -
Recht op inzage en correctie
Personen hebben het recht om de van hen geregistreerde persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebben zij het recht om hun toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen het gebruik van hun persoonsgegevens. Verder kunnen personen en leden gebruik maken van hun recht op vergetelheid. Indien men gebruik maakt van dit recht zullen alle persoonlijke gegevens direct worden verwijderd vanaf het moment dat deze rechtshalve niet meer nodig zijn.
Een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of “vergeten” van de persoonsgegevens, of verzoek tot intrekking van toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens kan de betrokkene sturen aan de secretaris van het koor.
Op aanvraag bij de secretaris krijgt de betrokkene inzage in de van hem geregistreerde gegevens. Hierbij zullen
de gegevens van anderen onleesbaar worden gemaakt. -
Toegang tot persoonsgegevens
De secretaris en penningmeester hebben toegang tot de bestanden met de persoonsgegevens.
De secretaris maakt regelmatig een back-up van de bestanden met persoonsgegevens op een externe harde schijf en zendt daarvan een kopie aan de penningmeester. -
Verstrekking gegevens aan derden
Zonder toestemming van betrokken leden of personen worden geen persoonsgegevens verstrekt aan derden. Er worden geen overeenkomsten gesloten met derden, die persoonsgegevens willen benutten voor eigen gebruik.
Uitzonderingen worden gemaakt voor gevraagde gegevens, die wettelijk verplicht zijn te verstrekken aan overheidsinstellingen zoals de belastingdienst. -
Gebruik van Cookies
Het RM maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.
De website maakt wel gebruik van:
-Functionele cookies die onmisbaar zijn voor een goede werking van de website. Deze cookies mogen zonder jouw toestemming worden geplaatst.
-Analytics cookies om web-statistieken bij te houden. Dit is informatie over bijvoorbeeld hoeveel bezoekers de website bezoeken, welke pagina’s ze bekijken, waar ze vandaan komen en waar ze op klikken, welke browser en schermresolutie ze gebruiken. Deze informatie wordt niet herleid naar een individuele bezoeker. Ook Analytics cookies mogen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst. -
Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden bewaard zolang ze nodig zijn voor het doel, waarvoor deze zijn opgeslagen.
Van donateurs en leden van het Comité van Aanbeveling worden de gegevens verwijderd direct na beëindiging van de relatie.
Van de leden van het koor worden bij beëindiging van het lidmaatschap of bij overlijden de persoonsgegevens verwijderd met uitzondering van uitsluitend enkele gegevens, die bewaard worden door de secretaris in het historisch ledenoverzicht van het koor. -
Hoe gebruikt RM beeldmateriaal ?
Op de website van het RM kan in albums of verslagen beeldmateriaal (foto’s, video’s) geplaatst worden als verslaglegging van concerten, optredens, koorreizen, repetities, open dagen etc., waarop koorleden, hun partners, bezoekers of toeschouwers bij deze evenementen zichtbaar zijn.
-
Procedure bij data-lek
Bij constatering van een data-lek zal de secretaris dit melden aan betrokkenen, van wie het RM persoonsgegevens bewaart.
Bovendien meldt hij de data-lek aan bij de Autoriteit persoonsgegevens. -
Waar kan ik meer informatie vinden over privacy beleid in het kader van AVG ?
Algemene informatie over privacy beleid is te vinden op de website Autoriteit persoonsgegevens, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
-
Hebt u vragen, opmerkingen of klachten ?
Voor algemene vragen, opmerkingen of klachten in verband met dit privacy beleid kunt u via email contact opnemen met de secretaris van het RM.
Vastgesteld in de 36e Algemene ledenvergadering van het Rosmalens Mannenkoor op 28 februari 2019
voorzitter secretaris penningmeester
Jim van Brakel Cees Buijs Bart Croughs
